Change champion: ba vai trò và cách chọn người ở công ty nhỏ

Công ty T giả định chạy một đội xe giao hàng với 25 nhân viên và sắp đổi sang phần mềm lập tuyến. Chủ công ty hỏi: ai nên đứng ra dẫn? Bài của Warrick (2009) cho một gợi ý, và tôi dùng nó để đặt câu hỏi chọn người theo vai trò thay vì theo chức; cách đặt vấn đề là của tôi. Bài này cũng đặt các vai trò cạnh ba giai đoạn của một thay đổi. Công ty T và mọi chi tiết của nó là giả định.

Change champion là ai, và khác change agent ở đâu?

Warrick định nghĩa change champion là người ở bất kỳ cấp nào của tổ chức, có kỹ năng khởi xướng, điều phối và triển khai thay đổi. Ông phân biệt với change agent, là chuyên gia được đào tạo về phát triển và thay đổi tổ chức (Warrick, 2009). Theo ông, tổ chức lớn hay nhỏ đều cần có hoặc tiếp cận được một vài change agent, nhất là khi thay đổi lớn hoặc phức tạp, và change agent cũng có thể giúp đào tạo champion. Đề xuất của ông là đào tạo champion ở mọi cấp, việc này chỉ cần ít thời gian rời khỏi công việc thường ngày (Warrick, 2009). Ông viết thêm rằng champion luôn tồn tại và thường chịu trách nhiệm cho phần lớn thay đổi thành công, vì thay đổi hiếm khi xảy ra mà không có ai đứng ra dẫn; đây là lập luận của ông, dẫn từ ba nguồn mà tôi chưa kiểm (Warrick, 2009).

Ba vai trò gồm những kỹ năng nào?

Warrick rút ba vai trò từ các nghiên cứu về người dẫn thay đổi và hơn 30 năm quan sát của ông (Warrick, 2009). Cột phải là ví dụ của tôi cho Công ty T.

Warrick nhấn mạnh rằng các champion học với tốc độ khác nhau và mạnh ở những vai khác nhau: người này giỏi khởi xướng, người kia giỏi điều phối, người khác giỏi triển khai. Biết điều đó giúp ghép người với dự án tốt hơn (Warrick, 2009).

Ai nên dẫn từng giai đoạn?

Câu hỏi này không có đáp án trực tiếp trong bài của Warrick, và đây là chỗ tôi phải nói rõ. Ông cho các mô hình ba giai đoạn, bắt đầu từ Lewin, là rõ ràng nhất, và khuyên chọn hoặc tự điều chỉnh một mô hình để mọi champion cùng hiểu một cách lập kế hoạch (Warrick, 2009). Mẫu lập kế hoạch thay đổi của ông có ba giai đoạn: chuẩn bị thay đổi, triển khai thay đổi, duy trì thay đổi. Mẫu cũng có một dòng hỏi ai là người phù hợp nhất để dẫn thay đổi đó, tức là câu hỏi "ai" được đặt cho từng thay đổi, không cho từng giai đoạn (Warrick, 2009).

Dưới đây là cách ghép thử của tôi. Warrick không nói vậy, và tôi chưa có bằng chứng ghép như thế cho kết quả tốt hơn.

Cách ghép này chỉ hợp khi bạn có đủ ba người. Theo nhận xét của tôi, công ty 25 người thường chỉ có hai hoặc ba người đủ uy tín và đủ giờ. Khi chỉ có hai, hãy hỏi mỗi người họ mạnh vai nào và vai nào còn trống, rồi tìm người thứ ba chỉ cho vai trống đó. Đừng bắt một người gánh cả ba vai suốt sáu tháng.

Chín nguyên tắc của Warrick: giữ cái nào cho công ty nhỏ?

Warrick đưa ra chín hướng dẫn cho chương trình champion (Warrick, 2009). Bảng dưới chọn năm cái tôi thấy ảnh hưởng nhất đến công ty nhỏ; cột phải là suy luận của tôi.

Hướng dẫn về thưởng đáng chú ý nhất. Warrick viết rằng rủi ro của việc làm champion là tổ chức tiếp tục chỉ thưởng cho công việc thường ngày, mà người đó vẫn phải làm; nếu vai trò thêm này không được ghi nhận, rất khó thuyết phục ai tiếp tục (Warrick, 2009). Theo tôi, ở công ty 25 người việc này đơn giản hơn nhiều so với công ty lớn: chủ công ty có thể tự rút giờ khỏi công việc khác.

Về đào tạo, Warrick mô tả cách làm theo kiểu hành động: theo kinh nghiệm của ông, hai ngày đào tạo chính thức, bài tập thực hành với một champion khác hoặc huấn luyện viên, và nửa ngày phản hồi để chia sẻ điều đã học (Warrick, 2009). Với Công ty T, gợi ý của tôi cho bản rẻ nhất là hai nửa ngày với một người huấn luyện bên ngoài, rồi chạy thật một tuyến làm bài tập thực hành, và một buổi rà soát ngắn sau tháng đầu. Đó là kinh nghiệm của một tác giả, không có kết quả đo, nên coi thời lượng là điểm xuất phát, không phải chuẩn. Bài tập thực hành giúp ba người hiểu thế mạnh của nhau trên một việc nhỏ trước khi cả đội xe phụ thuộc vào họ.

Champion và liên minh dẫn dắt của Kotter khác nhau thế nào?

Hai khái niệm trả lời hai câu hỏi khác nhau. Liên minh dẫn dắt trong Kotter là một nhóm có đủ quyền lực và uy tín để dẫn thay đổi. Champion trong Warrick là người có kỹ năng khởi xướng, điều phối, triển khai, ở bất kỳ cấp nào. Cách tôi tách hai khái niệm: một công ty nhỏ có thể dùng cả hai, liên minh lo ai quyết định, champion lo ai khởi xướng, điều phối và làm. Bài Kotter ở công ty 20 người đi qua câu hỏi thứ nhất.

Đào sâu: bằng chứng ở đâu, và tôi chưa đọc gì?

Bài của Warrick là bài thực hành đăng ở OD Practitioner, dựa trên kinh nghiệm hơn 30 năm của tác giả và các nghiên cứu về người dẫn thay đổi mà ông nêu. Tôi không thấy trong bài số liệu đo kết quả của chương trình champion, nên tiêu đề "đầu tư có lợi nhuận cao" là khẳng định của tác giả, không phải kết quả đo. Phần giới thiệu tác giả ghi ông là giáo sư quản trị và thay đổi tổ chức, đồng thời chủ tịch một công ty đào tạo và phát triển, chuyên huấn luyện lãnh đạo và champion; tôi suy ra ông có lợi ích gắn với đề xuất. Điều đó không làm đề xuất sai, nhưng là lý do để thử nhỏ trước. Bài mở bằng con số 70% thay đổi thất bại, dẫn bốn nguồn mà tôi chưa kiểm, nên tôi không dùng.

Tôi đọc toàn văn qua một bản sao PDF của bài đăng trên một trang web khác; trích xuất trang cuối chỉ có phần giới thiệu tác giả đọc được, và tôi chỉ dùng phần đó. Mục "ghép vai với ba giai đoạn" và mọi chi tiết về Công ty T là của tôi.