Từ phát biểu vấn đề đến cây vấn đề: bộ công cụ cho dự án tư vấn

Chủ một công ty suất ăn công nghiệp 30 người (giả định) nói: "Doanh thu vẫn tăng mà tiền giữ lại cứ ít đi." Tư vấn viên mới có sáu tuần, mười tab Excel và chưa có câu hỏi nào. Bài này nối bốn công cụ trong sách phương pháp tư vấn thành một thứ tự làm việc, chạy trên ví dụ giả định này: không có công ty thật, mọi con số do tôi dựng để phép tính kiểm được.

Bốn công cụ này nối với nhau thế nào?

Mỗi công cụ trả lời một câu hỏi, và đầu ra của công cụ trước là đầu vào của công cụ sau. Phiếu bài toán chốt giải câu hỏi nào; cây vấn đề liệt kê các nhánh giải thích và nhánh kiểm trước; Canvas cho biết khối nào của mô hình kinh doanh gánh khoản lệch; Gantt xếp ai làm gì, tuần nào. Thứ tự là cách sắp xếp của tôi. Phiếu bài toán, cây vấn đề và kế hoạch công việc nằm trong quy trình bảy bước mà (Umbrex, n.d.) và (Conn và McLean, 2019, p. 3) mô tả; Canvas đến từ một truyền thống khác (Osterwalder và Pigneur, 2010), tôi chèn vào làm bước kiểm.

Phiếu bài toán: điền thế nào khi khách chỉ nói "biên lợi nhuận tụt"?

Đổi triệu chứng thành một câu hỏi mà câu trả lời chính là giải pháp, rồi điền năm ô còn lại cùng khách. Umbrex yêu cầu câu hỏi cụ thể, đo được, hướng tới hành động, liên quan và có thời hạn; nó cũng nhắc rằng cách phát biểu bài toán giới hạn những giải pháp có thể có (Umbrex, n.d.).

Công ty giả định: 30 nhân viên, nấu cho một số nhà máy. Trong 12 tháng gần nhất doanh thu tăng khoảng 4% lên 25,0 tỷ đồng, nhưng biên lợi nhuận gộp từ 17% xuống 11%.

Ràng buộc "không tăng giá" (và mục tiêu 15%) là tôi gán cho chủ giả định, và nó đáng chú ý vì loại cả một nhánh giải pháp ngay từ đầu. Conn và McLean nhận xét rằng ranh giới phạm vi rõ ràng làm việc giải bài toán nhanh và chính xác hơn (Conn và McLean, 2019, p. 13). Cái giá: nếu chủ đặt ràng buộc theo thói quen, tư vấn viên phải ghi nó là ràng buộc, không để nó âm thầm biến thành "phát hiện" rằng giá không phải vấn đề.

Cây vấn đề: MECE hỏng ở đâu, và sửa thế nào?

MECE hỏng khi nhánh chồng nhau hoặc để sót, và cây dựng từ một phép tính sửa được cả hai. Umbrex mô tả hai biến thể: cây giả thuyết khi nhóm đã đủ hiểu biết, cây vấn đề (viết bằng câu hỏi mở) khi chưa đủ. Mục tiêu là chia thành những mảnh rời nhau mà gộp lại thì đủ, tức MECE (Umbrex, n.d.).

Bản nháp tôi dựng cho ví dụ là kiểu cây ra đời khi liệt kê nguyên nhân thoạt nghĩ ra, và hỏng ngay ở tầng đầu:

Cách sửa lấy từ Conn và McLean: cây lợi nhuận, loại cây mà họ gọi là đầy đủ về mặt toán học, nên dùng được để mô hình hoá các giả định khác nhau (Conn và McLean, 2019, p. 23). Ở đây: lợi nhuận gộp bằng số suất nhân (giá bán trừ chi phí mỗi suất). Mỗi tầng là một phép tính, nên theo lập luận của tôi không chồng và không thiếu.

Kiểm lại: 833.000 × 3.300 đồng = 2,75 tỷ; 800.000 × 5.100 đồng = 4,08 tỷ; chênh −1,33 tỷ, gồm +0,17 tỷ do thêm suất và −1,50 tỷ do chi phí mỗi suất. Dạng chia này là một cầu lợi nhuận. Nó cũng cho thấy giả thuyết "khách ép giá" không có chỗ ở mức bình quân, còn một câu hỏi mở: trung bình 30.000 đồng có che cơ cấu hợp đồng không.

Hai giới hạn. Đây là MECE của phép tính, chưa phải của nguyên nhân: "giá tăng" và "lượng tăng" ở lá vẫn là giả thuyết cần dữ liệu. Và tôi chưa đọc nguồn nào chứng minh cây theo phép tính tốt hơn cây theo chủ đề; nó chỉ hợp khi có một đại lượng tổng để chia. Để chọn nhánh kiểm trước, Umbrex nói nhóm thường dùng ma trận hai trục tác động và độ dễ (Umbrex, n.d.). Nguyên liệu chiếm 72% mức tăng chi phí và hoá đơn có sẵn, nên đứng đầu.

Canvas kiểm được gì mà cây chưa thấy?

Canvas cho thấy khối nào gánh khoản lệch và hai khối nào đang lệch nhịp. Osterwalder và Pigneur mô tả mô hình bằng chín khối, chia bốn mảng: khách hàng, đề xuất, hạ tầng, khả năng tài chính, và viết rằng chi phí tính được tương đối dễ sau khi xác định nguồn lực, hoạt động và đối tác chính (Osterwalder và Pigneur, 2010).

Đọc ngang hai dòng cuối thì ra một giả thuyết: giá bán cố định cả năm, giá mua thả theo thị trường. Cây chỉ hỏi "giá mua có tăng không"; Canvas buộc hỏi thêm "giá bán có cùng nhịp không". Đây là suy luận của tôi từ số giả định; tuần 2 đến 4 phải kiểm bằng hoá đơn và hợp đồng.

Nói thẳng, Canvas ở đây không tìm được gì mà câu hỏi "giá mua cố định hay thả nổi?" trên cây không tìm được. Nó mô tả, không tính; giá trị của nó là buộc ta nhìn ngang giữa các khối.

Gantt cho kế hoạch sáu tuần: gồm gì?

Gồm việc, tuần làm, mốc và việc phải chờ, xếp để không ai quá tải. Bảng dưới là kế hoạch sáu tuần cho ví dụ giả định, đọc theo hàng.

Umbrex nói kế hoạch công việc nên ghi, cho mỗi giả thuyết: phân tích, sản phẩm, nguồn, thời hạn, người chịu trách nhiệm, và chi tiết dày ở tuần gần hơn tuần xa (Umbrex, n.d.). Conn và McLean dùng khái niệm câu trả lời của ngày thứ nhất: nhóm luôn có bản tóm tắt tốt nhất về bài toán và hướng giải (Conn và McLean, 2019, p. 4). Vì vậy kế hoạch có một mốc cuối tuần 1: câu trả lời nháp, dù còn sai. Cột "Chờ" là lập luận thông thường: phỏng vấn đặt sau khi có số để hỏi đúng chỗ.

Khi nào các công cụ chồng nhau, và khi nào nên bỏ?

Chúng chồng ở ba chỗ. "Bối cảnh" của phiếu và Canvas đều mô tả công ty. "Phạm vi" của phiếu quyết định nhánh nào của cây tồn tại. Thứ tự ưu tiên của cây gần như chính là các dòng của Gantt.

Giới hạn chung: tôi chưa đọc nghiên cứu nào cho thấy chuỗi bốn công cụ cho kết quả tốt hơn dùng riêng từng cái. Chuỗi là cách sắp xếp của tôi.

Đào sâu: tôi đã đọc gì, chưa đọc gì?

Umbrex: tôi đọc toàn trang hướng dẫn. Trang nói chủ yếu dựa vào McKinsey Staff Paper 66, mà tôi chưa đọc; trang không có số trang nên tôi diễn đạt lại.

Conn và McLean (2019): chỉ chương 1 và mục lục trong bản trích miễn phí của Wiley, tức trang 1 đến 29; các chương sau tôi chưa đọc.

Osterwalder và Pigneur: bản xem trước miễn phí của ấn bản tự xuất bản năm 2009 (phần chín khối và Canvas), không phải bản Wiley 2010 mà thư viện ghi. Tôi cho rằng văn bản giống nhau nhưng chưa đối chiếu, nên không ghi số trang.

Công ty suất ăn và mọi số liệu về nó do tôi dựng, để minh hoạ cách dùng. Xem thêm Porter cho doanh nghiệp nhỏ và Kiểm tra khả thi trước khi lập kế hoạch.